Buchungs-Cutoff - Verfügbarkeit nach Uhrzeit begrenzen

Das Problem ohne Buchungs-Cutoff

• Abends kein Personal: Sie können nach 18:00 Uhr niemanden einchecken, müssen aber täglich manuell Daten sperren
• Personalstand am Wochenende limitiert: Am Samstag kommen mehr Gäste an, aber Sie haben weniger Mitarbeiter
• Last-Minute-Buchungen unerwünscht: Ein Gast bucht um 23:30 Uhr für 00:01 Uhr Ankunft – unmöglich zu organisieren
• Manuelle Sperrung ist täglich nötig: Obwohl sich die Regeln nicht ändern, müssen Sie jeden Tag manuell sperren

Die Lösung: Buchungs-Cutoff – Automatische Verfügbarkeitsverwaltung

Der Buchungs-Cutoff verhindert Last-Minute-Buchungen durch eine automatische Sperrung nach einer vordefinierten Uhrzeit – zeitgesteuert und wiederkehrend.

Im Gegensatz zur manuellen Schließung sind Cutoff-Zeiten:

• Zeitgesteuert: Buchungen sind bis zu einer bestimmten Uhrzeit möglich, danach automatisch gesperrt
• Wiederkehrend: Die Regel läuft jede Nacht – keine tägliche manuelle Aktion nötig
• Persistent: Einmal konfiguriert, bleiben Cutoff-Zeiten bestehen – auch wenn Preise oder andere Buchungen sich später ändern
• Beispiel: "Keine Buchungen nach 18:00 Uhr für heute Abend"

Für sofortige, dauerhafte Schließungen ohne Zeitkontrolle (z.B. Betriebsurlaub) nutzen Sie die Manuelle Schließungsfunktion.

Wie funktioniert der Buchungs-Cutoff?

Der Buchungs-Cutoff ist ein zentrales Feature moderner Hotelbuchungssysteme und Online-Buchungstools. Es verhindert Last-Minute-Buchungen, die Ihr Personalbestand nicht bewältigen kann, und automatisiert Verfügbarkeitsbeschränkungen, die sonst täglich manuell gesperrt werden müssen.

Sie legen eine feste Cutoff-Zeit fest, die das System dann automatisch jede Nacht auf alle zukünftigen Tage anwendet – ohne dass Sie täglich eingreifen müssen. Es gibt zwei Szenarien:

Szenario 1: Buchungen VORHER sperren (negative Werte)

Einstellung: -360 (6 Stunden vor Mitternacht)

• Ankunftsdatum: 15. März
• Cutoff-Zeit: 15. März um 18:00 Uhr (= Mitternacht 15/16. März minus 6 Stunden)
• Auswirkung: Nach 18:00 Uhr am 15. März können Gäste nicht mehr für den Ankunftstag 15. März buchen
• Anwendungsfall: Geringer Personalstand am Abend – Buchungen übers? Portal oder Online-Buchungstool werden nach 18:00 Uhr für den nächsten Tag automatisch blockiert

Konfiguration

Öffnen Sie den Menüpunkt Setup. Im Bereich Buchungs-Cutoff können Sie die Minuten für den Cutoff einstellen:

Beachten Sie: Änderungen treten erst am nächsten Tag in Kraft, da das Schließen täglich um 0:30 Uhr neu eingeplant wird.

	Wert	Bedeutung	Beispiel
	null / leer	Cutoff deaktiviert	Keine automatische Sperre
	-360	6 Stunden VOR Ankunftstag Mitternacht	Gäste können bis 18:00 Uhr 15.März für Ankunft 15.März buchen?
	-720	12 Stunden VOR Ankunftstag Mitternacht	Gäste können bis 12:00 Uhr 15.März für Ankunft 15.März buchen
	-1800	30 Stunden VOR Ankunftstag Mitternacht	Gäste können bis 18:00 Uhr 14.März für Ankunft 15.März buchen

Negative Werte: Blockieren zukünftige Ankünfte ab einer bestimmten Abendzeit

Sichtbarkeit in der igumbi Hotelsoftware

Der Buchungs-Cutoff wird im Belegungsplan optisch dargestellt:

Anzeige im Belegungsplan

• Tage mit aktivem Cutoff: Erscheinen mit einer visuellen Markierung: rot hinterlegter Wochentag.
• Echtzeit-Anzeige: Wenn der aktuelle Zeitpunkt den Cutoff überschritten hat, sehen Sie im Plan, ob Buchungen noch möglich sind

Buchungskalender: Anzeige gesperrter Tage

• Tage mit aktivem Cutoff werden als nicht verfügbar dargestellt – rot statt grün (wie ein ausgebuchter Tag), keine besondere Farbe.

Verfügbarkeit im Online Buchungstool / IBE

• Gäste sehen einen Verfügbarkeitsmangel für das betroffene Ankunftsdatum: "Für dieses Ankunftsdatum kann nicht mehr gebucht werden."

Updates der Portale über den Channel-Manager

• Wenn die Cutoff-Zeit erreicht ist, wird der Termin auf dem Online-Buchungstool automatisch geschlossen. Es wird statt der eigentlichen Verfügbarkeit 0 Zimmer publiziert.
• Das System sendet eine Nachricht an den Channel-Manager, um den Termin zu schließen
• Änderungen an der Verfügbarkeit danach werden nicht an den Channel-Manager übermittelt – die Verfügbarkeit bleibt auf 0

Manuelle Schließung von Terminen

Neben dem automatischen Buchungs-Cutoff können Sie jederzeit manuell ein Ankunftsdatum vollständig schließen:

Über die Level-Steuerung:

• Den Termin über einen Klick auf den Tag im Belegungsplan anklicken, um zur Steuerung für den Tag zu gelangen.
• Unten gibt es den Button: "Datum Sperren", bzw. wenn bereits gesperrt "Wieder öffnen"

Unterschied zu Buchungs-Cutoff:

• Cutoff = Zeitgesteuerte Sperrung (z.B. ab 18:00 Uhr)
• Manuelle Schließung = Sofortige Sperrung (kein Zeitfenster)

Protokollierung der Sperren

Wenn Sie beim Termin auf das "Auge" klicken, finden Sie weiter unten die Tabelle "Events" mit folgenden Einträgen:

• booking-cutoff – Zeitgesteuerte Schließung
• close – Manuell gesperrt
• reopen – Manuell wieder geöffnet

Was passiert nach einem Cutoff oder einer Schließung?

Sobald ein Ankunftsdatum durch Cutoff oder manuelle Schließung gesperrt ist:

1. Neue Buchungen: Gäste können nicht mehr über Portale und dem Website-Buchungstool buchen
2. Channel-Synchronisation: Bei allen Portalen (Booking.com, Airbnb, etc.) wird die Verfügbarkeit auf 0 gesetzt
3. Website-Verfügbarkeitskalender: Der Tag erscheint als "nicht verfügbar"
4. Interne Buchungen: Intern können Sie nach dem Cutoff weiterhin Buchungen anlegen und Preise für den Aufenthalt berechnen lassen. Die interne numerische Verfügbarkeit bleibt bestehen.

Persistenz: Preise oder andere Einstellungen ändern die Sperrung nicht – der Tag bleibt zu, bis Sie ihn manuell wieder öffnen

Häufige Anwendungsfälle für Buchungs-Cutoff

Personal & Anwesenheit am Abend

Kleine Hotels/Unterkünfte ohne Abend-/Nachtpersonal:

• typische Einstellung: -360 (6 Stunden vor Mitternacht)
• Effekt: Ab 18:00 Uhr können keine neuen Gäste für den gleichen Tag buchen
• Vorteil: Automatisch jeden Abend, keine manuellen Aktionen nötig

Wenn Sie einen einzelnen Tag/Tage komplett sperren wollen

Nutzen Sie stattdessen die Manuelle Schließung (nicht Cutoff):

• Beispiel: Betriebsurlaub, Wartungsarbeiten, Überbuchtung
• Vorteil: Sofortig wirksam, nur dieser eine Tag

Das wurde bisher immer mit dem reduzieren der PRO Werte auf 0 gemacht. Diese Funktion erhält Ihre Einstellungen, falls Sie später den Termin doch wieder aufmachen wollen.

Gesperrte Tage wieder entfernen

Eine wichtige Neuerung: Gesperrte Tage können nun auch wieder entfernt werden. Das ist besonders nützlich, wenn Sie für einen längeren Zeitraum in der Zukunft gesperrt haben (z.B. wegen Unsicherheit über Personalverfügbarkeit), sich die Situation aber ändert und Sie doch Buchungen annehmen könnten.

• Anwendung: Sie haben mehrere Wochen gesperrt, sind dann doch vor Ort und könnten Gäste aufnehmen
• Vorteil: Flexibilität bei Planungsänderungen, keine verpassten Buchungschancen
• Funktion: Einfach den gesperrten Termin im Belegungsplan wieder öffnen – die Verfügbarkeit wird sofort auf allen Portalen aktualisiert
• Tipp: Auch bei täglichen Sperrungen nützlich – falls Sie doch länger verfügbar sind als üblich, können Sie einzelne Tage wieder freigeben

Technischer Hintergrund

Die tägliche Sperrung wird durch einen geplanten Job aktiviert, der jede Nacht um ca. 0:30 Uhr läuft und alle zukünftigen Cutoff-Zeitpunkte berechnet. Wenn Sie den Cutoff-Wert ändern, ist der Job wahrscheinlich bereits eingeplant. Die Änderung des Cutoff-Zeitpunkts wird dann erst am übernächsten Tag wirksam.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich unterschiedliche Cutoff-Zeiten für verschiedene Zimmertypen haben?

Derzeit ist nur eine globale Cutoff-Zeit für alle Kategorien möglich. Für erweiterte Konfigurationen (unterschiedliche Zeiten pro Zimmertyp) kontaktieren Sie bitte den Support.

Was ist der Unterschied zwischen Cutoff und manueller Schließung?

Cutoff ist zeitgesteuert und wiederkehrend (z.B. jeden Abend um 18:00 Uhr). Manuelle Schließung ist sofort und dauerhaft, bis Sie sie wieder öffnen – ideal für Betriebsurlaub.

Werden bereits gebuchte Reservierungen durch Cutoff beeinflusst?

Nein, Cutoff blockiert nur neue Buchungen. Bestehende Reservierungen bleiben unverändert.

Wie funktioniert die Channel-Manager Synchronisation beim Cutoff?

Wenn die Cutoff-Zeit erreicht wird, sendet igumbi automatisch eine Nachricht an alle angebundenen Kanäle (Booking.com, Expedia, Agoda, Freatel, etc.), um die Verfügbarkeit auf 0 zu setzen. Das verhindert Doppelbuchungen und stellt sicher, dass Gäste überall gleichzeitig sehen, dass Buchungen für dieses Datum nicht mehr möglich sind.

Wie verhindere ich Last-Minute-Buchungen nach meiner Schließungszeit?

Stellen Sie den Buchungs-Cutoff auf einen negativen Wert ein – beispielsweise -360 Minuten (6 Stunden vor Mitternacht). Buchungen für diesen Tag werden dann ab 18:00 Uhr automatisch blockiert, sowohl auf Ihrer Website als auch auf allen verbundenen Buchungsportalen. Die Sperrung läuft jede Nacht automatisch, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Siehe auch

Buchungsregeln & Reservierungen: - Reservierungen anlegen – Manuelle Buchungen eintragen - auch nach Cutoff möglich - Buchungsregeln – Weitere Einschränkungen (Mindestaufenthalt, An-/Abreisesperren)

Planung & Konfiguration: - Belegungsplan vs. Belegungskalender – Übersicht der Planungsmöglichkeiten - Stammdaten und Einstellungen – Wo alle Hotelkonfigurationen zu finden sind - Levelpreise verstehen und anwenden – Level-Konfiguration und Zimmertypen