Pension Software - Dynamische Preise: Mehr Umsatz, weniger Stress

Es steht kaum Zeit zur Verfügung

Als Besitzer einer kleinen Frühstückspension findet sie selten die Zeit um konzentriert zu arbeiten:

Ihre Rechnungen werden noch immer im Microsoft-Word geschrieben, hoffentlich schleicht sich kein Rechenfehler ein.

Die Ruhe um die Preise in den Portalen anzupassen, haben Sie leider auch selten...

Hoffentlich sind die Verfügbarkeiten überall korrekt eingepflegt. Eine Doppelbuchung oder Überbuchung könnten Sie jetzt eigentlich gar nicht gebrauchen. Die Angst vor einer Überbuchung ist eigentlich der größte Stress.

So haben Sie sich den Betrieb Ihrer kleinen Pension nicht vorgestellt. Geht das nicht besser und weniger stressig?

Da muss es doch eine clevere, automatisierte Software für die Verwaltung Ihrer Buchungen geben? Ein Buchungsprogramm, das die sich stets wiederholenden Abläufe der Zimmervermietung abnimmt und dabei keine Fehler macht.

Diese Aufgaben sollten von den Funktionen einer Pension Buchungssoftware erledigt werden:

• Angebote, Reservierungsbestätigungen und Rechnungen verschicken
• Anzahlungen Ihrer Gäste verwalten und den Zahlungseingang eintragen, wenn die Überweisung am Bankkonto eingeht
• Gästeblätter/ Meldescheine ausfüllen, ausdrucken und unterschreiben lassen
• Rechnungen ausstellen und die Rechnung per E-Mail versenden
• Automatisch die Verfügbarkeiten aktualisieren: bei jedem Eintrag einer neuen Buchung oder einer Änderung am Belegungsplan die aktuelle Verfügbarkeit an die Buchungsportale übertragen
• Neue Reservierungen im Belegungsplan eintragen, damit die Übersicht stimmt
• Preisänderungen automatisch an die Portale schicken

Buchungen, die direkt von der eigenen Website eingehen, sollten automatisch eingetragen und die Bezahlung soll automatisch abgewickelt werden.

Ja, so eine online Software für Pensionen gibt es!

igumbi: eine einfache online Buchungssoftware für Pensionen (auch PMS = Property Management System genannt) mit einer cleveren Logik, um die Zimmerpreise je nach Buchungslage anzupassen. Das macht das Verwalten der Buchungen in der Rezeption und unterwegs sehr einfach.

Eine iPhone/ iPad App gibt es auch, um auf den Belegungsplan und die Reservierungen unterwegs zugreifen zu können.

Die Pensions-Software ist einfach zu bedienen, damit Ihre Mitarbeiter auch ohne langwierige Einschulung damit umgehen können.

Ein cleveres Buchungssystem für Ihre kleine Pension. Leicht und intuitiv zu bedienen:

Die igumbi Software für Pensionen kann all das:

• Übersichtlicher und einfacher Belegungsplan (Belegungskalender)
• An- und Abreiseliste und Reinigungsplan/ Housekeeping Liste
• Verwaltung von zusammengelegten Zimmern/ Apartments/ Ferienwohnungen als eine Einheit
• Automatisch Angebote und Reservierungsbestätigungen erstellen und Rechnungen im Anhang mit den E-Mail-Vorlagen verschicken
• iPad und iPhone App für den Zugriff unterwegs auf den Belegungsplan: neue Buchungen eintragen, ändern und Angebote verschicken
• Schnittstellen von der Software zum Meldewesen/ Gästeblatt (z.B. Feratel Meldeclient) Priority-Check-in: Ihre Gäste bekommen vor der Anreise ein E-Mail mit dem Aufruf die Gästeblattdaten einzutragen.
• Anzahlungen, Überweisungen, Rücküberweisungen und Teilrechnungen verwalten
• Automatische Zahlungsabwicklung mit Kreditkarte/ Sofortüberweisung direkt nach der Buchung oder bei Rechnungsausstellung (mit Stripe)
• In die Software integrierte RKSV-konforme Kassenlogik/ Kassensystem/ Kassenbuch (für Betriebe in Österreich)
• Listen für das Arbeiten mit den Buchungen, Zahlungen und Rechnungen: An-/Abreiseliste, Liste der offenen Rechnungen und Kassenreport
• Excel Export der Rechnungs- und Zahlungsdaten für die Buchhaltung/ Steuerberater
• Eingeschränkter Zugriff für Ihre Mitarbeiter: Einsicht in den Belegungsplan (Belegungskalender), aber kein Zugriff auf die Buchungsdaten/ Personendaten.

Ihre Buchungsabläufe automatisieren

Sie wollen mehr Buchungen zu besseren Preise bekommen. Der Schwerpunkt der Pensions-Software liegt im online Vertrieb mit dynamischen Preisen, damit Ihr Umsatz und Gewinn steigen.

• Für die online-Buchung über die eigene Webseite gibt es ein online Buchungstool (ohne extra Schnittstellen) für provisionsfreie Direktbuchungen
• Buchungskalender je Zimmerkategorie zum Einbinden in Ihre Website
• Channel Manager-Schnittstellen für die 2-Weg Kommunikation mit den Buchungsportalen
• Wenn Sie Ihre Zimmer auf Airbnb oder Fewo-Direkt anbieten: iCal-Feed für die Verfügbarkeiten und Einlesen der Buchungen aus Airbnb/ Fewo-Direkt

Eine wesentliche Komponente der Automatisierung sind E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen, die in die Abläufe Ihrer Buchungen eingebunden sind.

• E-Mail Vorlagen bestehen aus Textblöcken und Funktionsblöcken
• Die Funktionsblöcke bringen die Daten aus der Reservierung (der Rechnung, der Zahlungsaufforderung, der Zimmerzuteilung) in die individuelle E-Mail
• E-Mail Vorlagen können mit der Automailer Funktion zeitgesteuert verschickt werden (z.B. 09:00 zwei Tage vor der Anreise, 2 Tage nach Abreise um 15:00)
• Oder die E-Mail Vorlagen werden in Prozesse und Ereignisse eingebunden: Buchungsimport aus den Portalen, Zahlungsaufforderung verschickt, Zahlung wurde über das Zahlungsauffordeungsformular entgegengenommen.
• Die ausgehenden E-Mails werden in der App gespeichert und sind mit dem Gästedatensatz verknüpft.
• Die E-Mails gehen in Kopie an Ihre Mailbox damit Sie die Antworten auf die E-Mails aus Ihrem E-Mail-Programm nachvollziehen können

Sie wollen sich auch nicht vor Ort um die Computer-Themen kümmern: Die Pension Software ist webbasiert/ in der Cloud und benötigt keinen Download. Eine lokale Softwareinstallation und Datensicherung sind nicht notwendig.

Modernes Preismanagement für Ihre Zimmer -- Dynamische Preise mit der Levellogik

Wie ist das nun mit den dynamischen Preisen? Wie kann die igumbi Buchungssoftware Sie hier unterstützen?

Die Preise für Ihre Zimmer schwanken über das Jahr. Das können Sie einerseits mit klassischen Saisonpreisen darstellen – igumbi unterstützt das.

Andererseits können Sie unsere dynamischen Preise der Levelpreislogik nutzen. Dieser Ansatz kommt aus der Luftfahrt und wurde in igumbi für die Zimmervermietung bei Pensionen, Hotels, Ferienwohnungen, Apartments und Ferienhäuser adaptiert.

Das gesamte Preisschema wird in "Levels" arrangiert. In einem Level sind somit die Preise für z.B. Zimmer A für 1,2 Personen, Zimmer B für 2,3 und 4 Personen und Apartment C für 2,3,4 Personen. Es gibt 5 Levels und das Ziel ist es die Preise vom günstigsten Level bis zum höchsten Preislevel zu verdoppeln (mehr oder weniger, je nachdem wie etabliert Ihr Betrieb mit guten Bewertungen in den Buchungsportalen ist).

Es können klassische Saisonen nachgebildet werden: Die Kapazität, die Sie den Levels zuteilen, kann für jeden Tag einzeln festgelegt werden. Oder Sie arbeiten mit den robusten Grundeinstellungen, die Sie über längere Perioden einstellen - und lassen das System die Arbeit der Preissteuerung für Sie machen.

Es gibt aber einen feinen Unterschied zur Saisonlogik, der einen großen Unterschied macht: Sie können auch innerhalb der Saison die Preise steigen lassen, wenn die Buchungen nach und nach hereinkommen und das Level-Kontingent für die unteren Levels erschöpft ist. Falls eine Buchung storniert wird, kann ein günstigerer Level wieder geöffnet werden. So haben Sie quasi Saisonen innerhalb der Saison.

Feinsteuerung einzelner Termine innerhalb der Saison

Für jeden Tag können Sie die Kapazitätsaufteilung unterschiedlich einstellen. Das wird dann spannend, wenn Sie innerhalb einer Saison starke Termine/ Veranstaltungen haben und Sie fast die gesamte Kapazität in die obersten Level stellen können.

Wenn der Großteil der Buchungen über Buchungsportale eingelangt, dann ist dieser Ansatz perfekt, um die Kosten der Provisionen auszugleichen. Ihr Umsatz und Gewinn werden durch die dynamischen Preise steigen.

Sie werden Buchungen mit Mischpreisen zu Zeitpunkten erhalten, an denen Sie nie gedacht hatten, dass solche hohen Preise durchsetzbar wären. Wir haben immer wieder neue Kunden, die ganz erstaunt sind, welche Preise sich an einzelnen Tagen erzielen lassen.

Last-Minute-Angebote sind kaum notwendig: Ihre Frühbucher werden belohnt

Mit diesem Ansatz können Sie frühzeitig günstigere Preise anbieten, jedoch nur für eine limitierte Anzahl an Zimmern. Wenn Sie z.B. 1 oder 2 Zimmer günstiger anbieten, belohnen Sie Ihre Frühbucher. Sie sichern Ihre Marktposition durch viele gute Bewertungen in der Kategorie "Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis".

Die Levelpreislogik zielt ab auf die nachhaltige Steigerung Ihres Umsatzes und Gewinns: durch Steigerung des Durchsatzes an Buchungen in Ihren Zimmern und durch die kontinuierliche Verbesserung der Bewertungen in den Buchungsportalen.

Durch die permanente Anpassungen der Preise an die aktuelle Nachfrage ist bei einem gut implementierten Preisschema der Bedarf kurzfristiger Last-Minute-Angebote kaum gegeben.

Die Preisstrategie zur Steigerung des Umsatzes und Gewinns ist im verlinkten Artikel ausführlich beschrieben.

Buchungen über Ihre eigene Website

Die igumbi Buchungssoftware für Pensionen bietet ein online Buchungstool für Ihre Webseite für provisionsfreie Direktbuchungen. Mit dem Buchungstool können die Verfügbarkeit und die anwendbaren Preise für einen Zeitraum abgefragt werden. Wenn das Angebot passend ist, kann Ihr Gast verbindlich und direkt buchen.

Die angezeigten Preise im online Buchungstool können aufgrund der dynamischen Levelpreise jeden Tag unterschiedlich sein. In der Angebotsdarstellung werden die Preise in eine Angebotszeile verdichtet und es wird dem Gast ein Mischpreis angeboten.

Falls Sie zum abgefragten Zeitpunkt ausverkauft sein sollten, antwortet das System mit der alternativen Verfügbarkeit: Der Zeitraum um die ursprüngliche Anfrage wird angezeigt. Das entspricht in etwa dem, was Sie von einem online Pensions-Buchungskalender erwarten würden.

Wie baut man das online Buchungstool in die Webseite Ihrer Pension ein?

Es gibt ein Plugin für WordPress und ein Modul/ Plugin für Joomla!. Das online Buchungstool kann auch in jegliche andere HTML Website eingebaut werden.

Wie kommen die Preise in die Buchungsportale wie Booking.com, Expedia, HRS?

Die tagesaktuellen Verfügbarkeiten und anwendbaren Preise, die über die Levellogik errechnet werden, können von igumbi über die Anbindung an einen externen Channel Manager an die Buchungsportale wie (Booking.com, Expedia, Venere, HRS, etc.) geschickt werden.

Im 5-Minuten-Intervall werden eingehende Reservierungen, Stornierungen und Änderungen eingelesen. Ab 3-4 Zimmern/ Apartments rechnet sich die Nutzung eines Channel Managers. Wir haben jedoch auch Kunden, die nur ein Zimmer/ Apartment an einen Channel Manager angeschlossen haben. Für diese steht der Komfortgewinn im Vordergrund.

Anbindung an Airbnb, Fewo-Direkt – geht das auch?

Wenn Sie Ihre Zimmer auf Plattformen wie Airbnb, FeWo-Direkt (Homeaway) inseriert haben, so gibt es Schnittstellen für die Einlieferung von Verfügbarkeiten über einen Kalender (iCal Format). Bei Airbnb und Fewo-Direkt können auch die Kalender, die Airbnb und Fewo-Direkt bereitstellt, ausgelesen werden. Die Buchungen werden automatisch im 60-Minuten-Intervall eingelesen.

Verwenden Sie die Schnittstellen zu den Portalen und ersparen Sie sich viel Zeit und unnötigen Ärger mit Überbuchungen und Doppelbuchungen.

Eine komplette Lösung mit vielen cleveren Funktionen und einer iOS App

Sie sehen also, igumbi ist eine clevere und komfortable Lösung, um den Stress, den Sie mit der Verwaltung Ihrer Buchungen und der Vermietung Ihrer Zimmer haben, zu reduzieren.

Wir wollen Ihr Leben einfacher und mobil machen. Dank der iPhone/ iPad App sind Sie als Besitzer einer Pension nicht mehr an den Computer in Ihrem Betrieb gefesselt. Sie können auch unterwegs den Status Ihrer Buchungen und den Belegungsplan (Belegungskalender) ansehen und neue Reservierungen eintragen. Der Belegungsplan in der iOS App funktioniert rasend schnell. Ja, Sie können sogar Angebote mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen verschicken.

Natürlich können Sie auch mit einem Android oder Tablet oder Smartphone über den Webbrowser in die App unterwegs einsteigen.

Jetzt unverbindlich probieren

Probieren Sie igumbi aus und sehen Sie sich die Demoversion an.

Erleben Sie wie sie mit dynamischen Levelpreisen Ihr Umsatz und Ihre Auslastung steigern können. Freuen Sie sich auf mehr Gewinn – und weniger Stress bei der Verwaltung Ihrer Pension.