Der Gästemeldeschein (seit 2017 Gästeverzeichnisblatt) in österreichischen Hotels ist gesetzliche Pflicht (Er unterliegt dem Meldegesetz). Er dient zur Anmeldung der Gäste und es werden persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Wohnort, Nationalität und Pass- oder Ausweisnummer abgefragt. In vielen Gemeinden ist dies die Basis für die Abrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe.
Mit der Priority Check-in Funktion in der igumbi Hotelsoftware können seit Anfang 2022 die Gäste auch am eigenen Gerät den Hotel-Meldeschein unterschreiben: Somit ist ein kontaktloser Check-in möglich.
Den automatische online Check-in mit Erfassung des Gästeblattes & Unterschrift, Zahlung der Ortstaxe per Zahlungsformular und Präsentation des Zimmer-Zugangscodes, wenn die Ortstaxe erfolgreich bezahlt wurde, gibt es ab Juli 2024.
Im Behördendeutsch nennt er/es sich Gästeverzeichnisblatt, umgangssprachlich wird er Meldeschein, Gästemeldeschein, Meldeblatt, Meldezettel, Anmeldeformular oder Gästeblatt genannt.
Der Ablauf mit der Priority Check-in-Funktion der igumbi Hotelsoftware. Der digitale Hotel Meldeschein wird vom Gast selbst ausgefüllt und unterschrieben. Die Daten können dann an den Tourismusverband/ die Gemeinde per XML Schnittstelle geschickt werden.
Ein online durch den Gast am eigenen Gerät unterschriebenes elektronisches Gästeblatt/ Meldeschein/Gästeverzeichnisblatt in der PDF Ansicht
Es werden die persönlichen Daten aller Reisenden erhoben, außer es handelt sich um eine Gruppe (ab 8 Personen). Bei Gruppen müssen lediglich der Name und Nationalität der Gäste erhoben werden und die Personendaten des Reiseleiters.
Ein Gast ist ordnungsgemäß angemeldet, wenn er unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft in ein Gästeverzeichnisblatt oder die bzw. das elektronische Gästeverzeichnis wird.
Seit 1. Mai 2017 ist das neue "Gästeverzeichnis" in Kraft. Dasselbe gilt seit 1. Mai 2018 eingeführten Gästeverzeichnisse.
Behördeneinsicht
Die Polizei und die Meldebehörde haben das Recht auf Wunsch die Meldeblättersammlung zu sichten. Die Aufbewahrungsfrist für das Gästeverzeichnisblatt ist drei Jahre. Die Informationen im Gästeverzeichnisblatt dienen in erster Linie dazu, die Gäste zu identifizieren und ihren Aufenthalt zu dokumentieren.
Die Behördeneinsicht ins Gästeverzeichnis kann von verschiedenen Behörden wie der Polizei oder Meldebehörde angefordert werden. Dies kann zum Beispiel im Rahmen von Ermittlungen oder Kontrollen erfolgen. In bestimmten Fällen kann auch ein Gerichtsbeschluss erforderlich sein, um Zugang zu den Informationen im Gästeverzeichnis zu erhalten.
Basis für die Verrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe
Die Ortstaxe, auch Kurtaxe genannt, ist eine Steuer, die von den Gemeinden oder Kommunen erhoben wird und von den Gästen von Beherbergungsbetrieben wie Hotels, Pensionen oder Ferienwohnungen gezahlt werden muss.
In einigen Regionen dient der Gästemeldeschein auch zur Verrechnung und Einziehung der Kurtaxe/ Ortstaxe. Nicht so in den östlichen Bundesländern und Wien. In Wien gibt es eine umsatzabhängige Berechnung der Ortstaxe, die an die MA6 abgeführt werden muss. igumbi kann die Ortstaxe auf verschiedene Arten berechnen (Fixbetrag, Prozentuell, inklusive, exklusive).
In einigen Gemeinden wird die Ortstaxe auch über das Gästeverzeichnisblatt abgerechnet. In diesem Fall werden die Namen und Anschriften der Gäste sowie das Ankunfts- und Abreisedatum im Gästeverzeichnisblatt festgehalten und die Ortstaxe entsprechend berechnet und von den Gästen eingezogen. Die Behördeneinsicht ins Gästeverzeichnisblatt kann in diesem Fall von den zuständigen Gemeindebehörden angefordert werden, um die Ortstaxe zu überprüfen und gegebenenfalls festzustellen, ob sie korrekt abgerechnet wurde.
Ausnahmen für die Verrechnung der Ortstaxe
Es gibt Ausnahmen für bestimmte Personengruppen bei der Verrechnung der Ortstaxe. Diese Ausnahmen sind jedoch von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich und können sich auf die Höhe der Ortstaxe oder auf die Verpflichtung, die Ortstaxe überhaupt zu zahlen, beziehen.
Zu den Personengruppen, die in manchen Gemeinden von der Ortstaxe befreit sind, gehören zum Beispiel:
- Kinder und Jugendliche bis zu einem bestimmten Alter
- Schwerbehinderte Menschen und deren Begleitpersonen
- Personen, die aus beruflichen Gründen eine Unterkunft in dem Beherbergungsbetrieb nutze: Arbeiter oder Geschäftsreisende
Es ist wichtig zu beachten, dass diese Ausnahmen von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich sind und dass die Betreiber von Beherbergungsbetrieben in der Regel verpflichtet sind, die Ortstaxe von allen Gästen zu erheben, es sei denn, es gibt eine gültige Ausnahme.
Dafür gibt es auf dem Meldeschein bei jedem Gast die Wahl, ob der Gast "pflichtig" oder nicht "pflichtig" für die Abführung der Ortstaxe ist. Oftmals gibt es Ausnahmen für Kinder, Schüler, Lehrlinge oder Arbeiter, deren Aufenthalte nicht pflichtig sind. Diese Festlegungen sind jedoch auf Gemeindeebene geregelt. Der Fremdenverkehrsverband gibt Ihnen die für Ihren Ort anwendbaren Gästecodes und Altersgruppen aus - diese sind auf der Gemeindeebne .
Gästemeldeschein in Hotelsoftware vorbereiten
In etlichen Gemeinden, besonders in Westösterreich, verlangt die Gemeinde, dass die Daten der Gästemeldescheine an einen Gemeindeserver übertragen oder in dem System erfasst werden. Die Gemeinden verwenden dafür unter anderen einen der elektronischen Gästeblatt-Anbieter:
- Feratel Meldeclient (ist besonders in Salzburg, Tirol und Oberösterreich weit verbreitet),
- AVS Meldeschein
- E-Gästeblatt der Firma Comm-Unity,
- Touristik Center Austria (TCA),
- Thaler EDV,
- oder andere Anbieter.
Die Hotels, Pensionen und Beherbergungsbetriebe erhalten in der Regel eine Betriebsnummer, Login-Daten und einen oder mehrere Nummernkreise für die auszufüllenden Gästemeldescheine im e-Gästeblatt System der Gemeinde.
Damit ist es möglich mit der igumbi online Hotelsoftware die Meldescheine vorzubereiten. Ein Großteil der Personendaten wurden schon bei der Buchung bekannt gegeben oder sind aus dem Buchungsportal importiert worden. Diese Daten werden für den Meldeschein herangezogen und müssen nicht erneut befüllt werden.
Die Reisepassnummer oder Nummer des Personalausweises muss nur für ausländische Gäste in Österreich erfasst werden.
Die fortlaufende Meldescheinnummer wird in der Hotelsoftware vergeben. Bei Betrieben die mit einem Gemeindeserver verbunden sind gibt es einen von der Gemeinde oder dem Tourismusverband vorgegebenen Nummernbereich der genutzt wird.
Nach dem Ausfüllen übermitteln Sie per Klick auf den Button die Daten per XML an den Server der Gemeinde.
Der Gast unterschreibt den PDF-Meldeschein und das unterschriebene Formular sollte in einem Papierordner abgelegt werden.
Gäste den Meldeschein selbst ausfüllen und am eigenen Gerät unterschreiben lassen: Priority Check-in
Mit der Priority Check-in Funktion in der igumbi Hotelsoftware können Sie den Gästen automastisch 2 - 4 Tage vor der Anreise ein Vorlagen E-Mail mit einem Link zu einem Web-Formular schicken. Die Gäste können dort die Meldescheindaten selbst auszufüllen und am eigenen Gerät unterschreiben. Sie sparen sich die Arbeit an der Rezeption und können dadurch auch einen kontaktlosen Check-in anbieten.
Seit Februar 2022 gibt es die Möglichkeit den Meldeschein vom Gast am eigenen Gerät (Smartphone, Tablet/iPad oder Computer/ Laptop) unterschreiben zu lassen. Das passiert in einem Feld mit dem man mit der Maus oder mit den Fingern die Unterschrift tätigen kann. Sie haben dann die Unterschrift des Gastes digital ins Meldeblatt PDF eingebettet. Das ist besonders bei späten Ankünften, kurzen Aufenthalten von Vorteil. Das Hinterherlaufen um die UNterschrift des Gastes zu bekommen entfällt.
Im Zusammenspiel mit Zimmer Zugangscodes per E-Mail für den Zutritt wie z.B. Nuki lässt sich ein Rezeptionsloser Betrieb sicherstellen.
Die ausgefüllten Meldescheine schicken Sie dann nach der Kontrolle und Abgleich per Knopfdruck über die XML Schnittstelle an den Gemeindeserver.
Wie ist der Ablauf beim Priority Hotel Check-in für den Meldeschein
- Der Gast erhält zwei bis drei Tage vor der Ankunft automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Meldeschein, welcher bereits mit den Daten aus der Buchung vorausgefüllt ist.
- Der Gast vervollständigt fehlende Daten auf dem Meldeschein und gibt Informationen zu den Mitanreisenden an.
- Der Gast unterschreibt das Meldeschein-Formular online auf seinem eigenen Gerät.
- Der unterschriebene Meldeschein wird als PDF bereitgestellt und dem Gast wird eine Vier-Stunden-Frist eingeräumt, um Änderungen vorzunehmen.
- Die Rezeption überprüft die Meldescheindaten und durch das Speichern wird die fortaufende Nummer vergeben.
- Die Rezeption kann auch Änderungen am Meldeschein vornehmen oder manuell einen Meldeschein anlegen, wenn der Gast nicht auf das E-Mail reagiert.
- Der fertige Meldeschein wird von der Rezeption an den Gemeindeserver übermittelt (mit An- und geplanten Abreisedatum)
- Die Rezeption übermittelt bei der Abreise die Meldescheindaten erneut mit dem tatsächlichen Abreisedatum.
Schritte 7 und 8 können entfallen, falls Ihr Betrieb an keinen Gemeindeserver angeschlossen ist.
XML Schnittstelle zum Gemeindeserver
Die Übermittlung an den Gemeindeserver passiert durch eine XML Schnittstelle in der online Hotelsoftware. Der igumbi Server baut eine Verbindung zum Gemeindeserver auf und übermittelt den Meldeschein Datensatz im XML Datenformat. Falls Felder fehlen oder die Daten fehlerhaft ausgefüllt wurden, gibt es sofortiges Feedback. Hier das Verfahren mit dem Feratel Meldeclient.
Deratige XML Schnittstellen gibt es zu diesen Anbietern
- Feratel Meldeclient
- AVS Meldeschein
- TCA
- Thaler-EDV
- E-Gästeblatt
In manchen Gemeinden wird mit der Übermittlung der Gästedaten an den Gemeindeserver eine Gästekarte generiert. Dazu muss dann aus dem Gemeinde-Meldesystem die Karte (meist auf einem speziellen Papier mit Vordruck, Stanzungen) bei Ihnen in der Rezeption ausgedruckt werden.
Besonderheit beim AVS Meldeschein
Beim AVS Meldeschein ist besonders auf die korrekte Eingabe von Erwachsenen, Kindern, bzw Firmenreisenden zu achten. Das AVS Meldeschein-System berechnet die zu zahlende Ortstaxe/ Kurtaxe und gibt diese an die igumbi Hotelsoftware zurück. Die Ortstaxe/Kurtaxe wird nach der Anzahl der Personen im Zimmer berechnet, abhängig von der Anzahl der Übernachtungen.
In manchen Regionen wird aus dem AVS Meldeschein-System auch die Gästekarte generiert, die für Leistungen im Vorort notwendig ist. (z.B Parkkarte, Vergünstigungen beim Bergbahnen, Therme).
Wann wird das Gästeblatt an den Server übermittelt?
Bei Hotels mit typischerweise kurzen Aufenthalten (1-2 Nächten) passiert die Übermittlung meist am Tag des Check-ins. Es sollte spätestens 24 Stunden nach dem Eintreffen des Gastes gemacht werden.
Die Meldescheine werden nicht automatisch an den Server der Gemeinde übermittelt. Jede Übertragung muss in der igumbi Hotelsoftware angestoßen werden. Die Status Rückmeldung vom Gemeindeserver wird gespeichert.
Falls die Gäste den Aufenthalt verlängern oder früher abreisen, so muss der Datensatz am Tag der Abreise durch das Eintragen des tatsächlichen Abreisedatums aktualisiert bzw. verifiziert werden.
Beim Feratel Meldeclient ist es notwendig die Daten bei der Abreise mit dem Status abgereist und dem tatsächlichen Abreisedatum erneut zu übermitteln.
